Néha úgy érzem, mintha védőoltásunk lenne a felkészülés ellen. Egy értekezlet sem lehet igazán hatékony helyes előkészítés nélkül, most ennek a legfontosabb szempontjai következnek.
1. Mindenekelőtt tűzz ki egy világos, az értekezleten elérhető célt. Az értékesítés hatékonyságának növelése például biztosan rossz cél. Nincs az az értekezlet, aminek a végére hatékonyabb lehetne az értékesítés. Helyette egy konkrét intézkedési terv sokkal vonzóbb lehet, ráadásul még el is érhető az értekezlet végéig. A reális cél végig vezet és motivál.
2. Csak azokat hívd meg, akik tényleg hasznosak és megéri az idejüket a kitűzött célnak szentelni.
3. Fogalmazd át a célt úgy, hogy az vonzó legyen a résztvevők számára, de biztosítsa a te célod megvalósulását is. Például egy céges árbevételt növelő reklám neked, ha értékesítési vezető vagy, vonzó lehet, de őket egy hatékonyabb egyéni értékesítést segítő terv fogja vonzani, és ez egyben a te célod elérését is biztosítja.
4. Készíts forgatókönyvet. Gyakori hiba, hogy forgatókönyv helyett témalista készül időtervvel. A forgatókönyvben érdemes a témák feldolgozásának módszertanát (alkotó technikákat) is rögzíteni, technikai eszközökkel és időtervvel, a legfontosabbakat a következő hetekben részletesen is kibontom.
5. Szervezd meg a helyszínt és az eszközöket.
6. Készíts meghívót, benne a résztvevői cél, résztvevők, felkészülési feladatok (ez nagyon hasznos) és szervezési feltételek (helyszín, kezdés, befejezés).
Tóth Tamás